Fuara katılmadan önce bilmeniz gereken her şey.

01 Fuarlar Neden İletişim Kurmayı Kolaylaştırır?

Şirketler dış pazarlardaki müşterileriyle temas kurarken birçok yol kullanır. Fuarlar; posta, reklam ya da bireysel ziyaretten farklı olarak kişisel temaslar kurmaya ve ürünleri yüz yüze sergilemeye imkân verir.

Fuarların değişik şekilleri vardır. Ticaret fuarları, tüketici fuarları, bireysel fuarlar bunlar arasında sayılabilir. Fuar alanları firmaların mesajlarının doğrudan doğruya kişilere ulaşmasını sağlar; ürünlerinizi veya hizmetlerinizi gösterme fırsatı bulursunuz.

Ziyaretçilerin ve fuara katılan firmaların geldiği yerlere göre fuarlar yerel, bölgesel ve uluslararası olarak tanımlanabilir.

Profesyonel anlamda fuarlar ilk defa 19. yüzyılın sonlarında Avrupa'da ortaya çıkmıştır. Zamanla fuarlar büyük pazarlardan ticaret ortaklarının bir araya geldiği ve hayati bilgi kaynaklarının bulunduğu mekanlara dönüşmüştür.

Fuarlar katılımcı firmaların iletmek istedikleri mesajlar için, ziyaretçilerin ise yenilikçi ürünleri bulabilmeleri için etkili faaliyetlerdir. İnsanlar beş duyularını kullanarak bir araya geldiğinde karşılıklı konuşma hızlı bir geri dönüş sağlar.

Ticaret Fuarlarının Avantajları

• Arz ve talebin karşılaştığı yerdir.
• Yeni bilgilerin ziyaretçi ile kolayca paylaşılabildiği ortamlardır.
• İlgili alıcılara çabuk cevap verilebilme olanağı vardır.
• Ürünün üzerinde gerekli düzeltmeler yapabilme imkânı verir.
• Yeni müşteriler ve yeni firmalarla tanışma imkânı sağlar.

Fuarlar her zaman dış pazarlara açılmada en etkili yol değildir. Firmanın az müşterisi varsa ve temel hammadde ihracatı yapıyorsa, şahsi ziyaret yapması daha etkili olur — aynı zamanda maliyet avantajı da sağlar.

02 Fuara Katılmaya Nasıl Karar Verilir?

Bir fuara davet aldığınızda önceliklerinizi ön planda tutup, fuara katılmanın amaçlarınıza ulaşmada ne kadar etkili olacağından emin olmanız gerekir.

Hedef alanın pazardaki talep düzeyi araştırılmalı ve bilgi toplanmalıdır. Pazara girişte ticari engellerin varlığı öğrenilmelidir. Pazarın büyüklüğü, yayıldığı alan, ulaşım olanakları ve ticari kanallar incelenmelidir.

Sizin firmanızı rakiplerinizden farklı kılan unsurları belirleyerek üstünlüklerinizi ortaya koymalısınız. Eğer sunduğunuz ürünler pazar standartlarının altındaysa, teknik olarak düşük kalitedeyse veya çok pahalıysa satışlarda düşüklüğe neden olabilir.

03 Doğru Fuarı Seçmek

Büyük ihtimalle en önemli yönetim kararı doğru fuarı seçmektir. Yeteri kadar insanı etkileyemediğiniz, aradığınız ürünleri kapsamayan bir fuara yatırılan para boşa gider.

Fuar seçimi öncelikle fuar takvimini incelemekle başlar. Ülkemizde fuar düzenleyen kuruluşlardan ve yurt dışındaki ticari temsilciliklerden bilgi alınabilir. Bir önceki katılımcılarına ulaşarak onların deneyimlerinden faydalanabilirsiniz.

Fuarı düzenleyen şirket aslında birinci bilgi kaynağıdır. Organizatör şirketten bir önceki fuarın broşürleri ve katılımcı listesi talep edilebilir. En iyi yollardan bir tanesi de fuarı bizzat ziyaret ederek bilgi toplamanızdır.

Fuarla ilgili bilgi edinilmesi gereken konular

• Fuarın ismi, düzenlendiği ülke ve şehir
• Düzenlendiği zaman ve periyot (başka fuarlarla çakışmamasına dikkat)
• Sergilenecek ürünler ve fuardaki sektörler
• Fuarı destekleyen yerel sponsorlar
• Ziyaretçilerin profili, eğilimleri ve sayısı
• Fuara katılan firmaların profili ve sayısı
• Uluslararası katılımcı ve ziyaretçi sayısı
• Brüt ve net stant alanı, alanın maliyeti
• Konaklama imkânları ve ulaşım koşulları
• Ziyaretçi promosyon kampanyaları
• Fuarda yer alacak sektör dergilerinin listesi
• Fuarın düzenlendiği binanın teknolojik alt yapısı

04 Planlama Başarının Anahtarıdır

Alışkın olmadığınız bir süreçte birçok beklenmeyen sorun ortaya çıkar. Fuarlarda başarılı olmak için planlama sürecinde aşağıdaki önerilere uymak faydalı olacaktır.

• Hazırlığa erken başlamak gerekir.
• Bütçe hazırlanmalıdır.
• Fuarlarla ilgilenecek bir kişi belirlemek gerekir.
• Zaman planlaması yapılmalı ve plana günü gününe uyulmalıdır.
• Hedeflere bağlı kalınmalıdır.

Aşağıdaki planlama aşamalarını oluşturun.

Fuar Katılımcıları İçin

• Fuarda alan talep edilmesi
• Stant istenmesi ve kurulması
• Katalog girişinin yapılması
• Davet edilecek kişilere posta ve e-mail gönderimi
• Fuara katılım

Fuar Ziyaretçileri İçin

• Katılmak istediğiniz fuar ile ilgili bilgi toplanması
• Fuara ulaşım ve konaklama araştırması
• Özel ve devlet teşviklerinin araştırılması ve başvurular
• Vize gerektiriyorsa gerekli işlemlerin zamanında yapılması
• Fuar ziyaretinizde zamanın planlı kullanılması
• Tanışılan firmaların notlarının düzgün alınması
• İmkân varsa fuardan sonra firma ziyaretleri

Tanıtım ve promosyon faaliyetlerinizde en önemli zaman hemen fuar öncesidir. Fuarın zamanı uzak gibi görülse de zaman sınırlıdır.

Hazırlık Aşamasındaki Tuzaklar

• Stant alanının geç talep edilmesi
• Fuara geç katılım
• Proforma faturalarındaki uygunsuzluklar
• Paketleme malzemelerinin kalitesiz oluşu
• Fuar sonunda paketleme malzemelerinin tekrar kullanılamaması
• Ürün paketlerinin yanlış işaretlenmesi
• Standınızda grafiklerin bulunmaması
• Vize alınamaması
• Seyahat acenteleriyle geç bağlantı kurmak
• Tamamen dolmuş otellere rezerve etmeye çalışmak
• Firma bilgilerinin fuar katalogunda yer almaması

05 Maliyetlerin Bütçeleştirilmesi

Stantları inşa eden yüklenici firmadan fiyatlama formu talep edin. Su, klima, telefon, stant temizliği gibi ürünler katılımcı formlarında bulunabilir.

Ziyaretçiler için ulaşım masrafları, uçak veya otobüs biletleri, konaklama otelleri, vize başvuruları, transferler ve fuar giriş kartları planlanmalıdır. Acenteler tarafından düzenlenen turlar incelenerek en avantajlı seçeneği tercih etmek gereklidir.

Stand dekorasyonu için stand dekoratör şirketinden profesyonel yardım isteyebilirsiniz. Nakliyeci firmalardan fiyat talebi alınmalıdır. Zorluklardan kaçınmak için yalnızca bir nakliyeci firmaya tüm yükleme, taşıma ve geri dönüş yükümlülüğünü verin.

Ayrıca sigorta şirketinizden ve seyahat acentenizden fiyat teklifi alın. Fuar öncesinde yemek firmasıyla bağlantıya geçin. Fuar idaresi formları yoluyla hostes, tercüman ve güvenlik talep edilebilir.

06 Fuarda Çalışacak Personelin Seçilmesi

Göz önünde bulunduracağınız en önemli nokta firmanız için hevesli çalışacak insanların seçilmesidir. Çok dil bilen personel önemli bir avantajdır.

Büyük stantlarda yöneticiler, satış ve pazarlama uzmanları, teknik destek elemanları ziyaretçilerle ilişkilerde hayati rol oynar. Her fuar öncesi stant görevlileriyle toplantı yapmak etkinliği artırır.

Toplantıda Yapılması Gerekenler

• Tercümanlar dahil herkesi çağırın.
• Standı tekrar görüp grafikleri ve yapısını kontrol edin.
• Pazarlama planını tekrar gözden geçirin.
• Ekibinizdeki her bir kişinin hedeflerini gözden geçirin.
• Stantta gösterilecek ürünleri tekrar inceleyin.
• Firmanın mevcut müşterilerinin nasıl karşılanacağını belirleyin.
• Personelin zaman çizelgesini hazırlayın.

Bütçeniz daha az çalışana imkân veriyorsa, teknik destek bölümüyle bilgisayar ve telefon bağlantısı sağlayarak sorulara anında cevap vermeye çalışın.

Stant görevlilerinin görünüşü büyük önem arz eder. Görünüm fuar alanında imajınızın ayrılmaz bir parçasını oluşturur. Fuarın yapıldığı ülkenin dilini konuşmak personel için gereklidir.

Stant görevlilerinin titiz bir şekilde seçilmesi gerekir. Şu soruların cevabını iyi bilmeleri gerekir: "Neden fuara katılıyoruz, insanlara ne sunuyoruz, fuardan beklentimiz nedir?" Konuşmadan çok satmaya yönelmeli, müşteri ihtiyaçlarını anlamalı, zamanı verimli kullanmalıdırlar.

07 Uygun Bir Standın Garanti Edilmesi

Fuar organizatörü, fuar alanında standınızla ilgili tercihlerinizi ve stant boyutunu belirteceğiniz formu gönderir. Talebinizi en erken tarihte iletmek kritiktir.

Hava şartlarına ve ürününüzün niteliklerine bağlı olarak fuar idaresi daha uygun fiyata açık bölümde yer ayırabilir. Başvuru formu önce faks/e-posta ile, sonra aslı kurye ile gönderilir. Fuar idaresi formu aldıktan sonra kat planı, stant numarası ve katılımcı el kitabı gönderir.

Aynı fuarda daha önce yer almış katılımcılar stant yerleşimi açısından öncelikli haklara sahiptir. Başvuruda geç kalan firmalar yer seçimi konusunda fazla şansa sahip değildir.

Ana Stant Şekilleri

• Koridor Standı: Sadece bir açık tarafı vardır. En düşük maliyetli, en fazla duvar alanı.
• Köşe Stant: İki yöne açık olduğu için avantajlıdır.
• Ara Stant: İki zıt tarafı farklı koridorlara açılır; geniş duvar alanı sunar.
• L Stant: İki farklı yöne cephesi vardır, uzaktan görülür.
• Baş Stant: Üç açık yanı vardır, mükemmel görünürlük.
• Ada Stant: Bütün yanları açık; grup sergileri için ideal.

08 Stant Dizaynı ve Sergileme Vermek İstediğiniz Mesajı Destekler

Bazı fuarlarda stantlar hazır olarak sunulur, bazılarında ise firmalar kıstaslar dahilinde kendi stantlarını tasarlayabilir.

Stant kurulumunda iki seçenek vardır: bireysel olarak tasarlanan stantlar ve fuar idaresince verilen hazır stantlar. Hazır stant; duvarlar, depo, firma tabelası, masa, sandalye, ışıklandırma ve prizlerden oluşur. Para ve zaman tasarrufu sağlar; özellikle ilk defa katılanlar için uygundur.

Eğer dizayna ve imaja önem veriyorsanız standı kendi isteklerinize uygun yaptırabilirsiniz. Su, elektrik, telefon ve faks gibi ek malzemeler fuar idaresi formları ile istenir. Formlar imzalanıp kaşelenip fuar idaresine zamanında gönderilmelidir.

Stantların Başlıca İşlevleri

• Dikkat çekmek ve iyi bir izlenim yaratmak
• Farklı ve açık bir yolla iletişim kurmak
• Çekici ve davetkâr bir görünüme sahip olmak
• Firmalar ile katılımcıların buluştuğu mekân olmak

İş görüşmeleri için ayrılan bölüm standın diğer kısımlarından tamamen ayrı olmamalıdır; yarım panellerle veya camla ayrılabilir. Görsel ve işitsel tanıtımlar iş görüşmelerini bozucu nitelikte olmamalı; iş atmosferiyle zıt ve gürültülü müzik kullanılmamalıdır.

09 Standınızın Giydirilmesinde Yaratıcılık

Yaratıcılığın amacı koridordan geçenleri standın önünde durdurmaktır. Kullanılan grafikler, alınlık yazıları, renkler, posterler, logolar ve bayraklar dikkat çekecek unsurlardır.

Ziyaretçiler ürünlere daha yakından bakmak için, neler sunulduğunu görmek için stantları ziyaret ederler. Önemli olan: bir ziyaretçiyi belirgin bir standa çeken temel sebepler nelerdir? sorusunu cevaplamaktır.

Ürünlerinizi Daha İyi Yerleştirmek İçin

• Fuarda sergilenecek ürün sayısını sınırlı tutun.
• Tanıtıcı bir koleksiyon kullanın.
• Değişik ürün gruplarını farklı yerlerde sergileyin.
• Sergilenecek ürünlere yeterince yer verin.
• Ürünlerin üstünlüklerini belirtmek için resim ve açıklayıcı yazı kullanın.
• Önemli ürünleri spot ışığı ile vurgulayın.

Grafikler bilgi vermek için ve vermek istediğiniz mesajın gücünü artırmak için önem arz eder. Grafiklerdeki yazıların açık bir şekilde anlaşılabilir olması gerekir. Hangi ülke olursa olsun o ülkenin dilinin kullanılması avantaj sağlar.

Kullandığınız yazıların rengi zemin renginin zıttı olmalı, kalın yazılmalıdır. Ülke bayrakları, önemli şahsiyetlerin fotoğrafları, üretim aşamalarının ve kalite kontrolünün anlatıldığı görseller kullanılabilir.

10 Ziyaretçilerin Standa Çekilmesi

Fuar ziyaretçilerinin önemli bir kısmı önceden hazırladıkları ajandayla gelir. Firmanızın bu ajandada yer alması için fuar öncesi tanıtım faaliyetleri en iyi yoludur.

Bilinçli firmalar, fuar idaresiyle bu konuda sorumluluğu paylaşmak gerektiğini bilir; promosyon ve tanıtım faaliyetleri kilit konumdadır. Ziyaretçileri standınıza çekmek için promosyon faaliyetlerini kullanmanız gerekir.

Fuar katalogu hem fuar öncesi hem de fuar boyunca ziyaretçilerin en önemli bilgi kaynağıdır. Şirketiniz adına vereceğiniz en somut mesaj kartvizitinizle sağlanır. En uygun broşür büyüklüğü 99×120 mm'dir.

Dağıtılan broşür ve el ilanlarının %65'lik kısmı hemen atılır. Maliyeti düşürmek için en etkili yol fuar esnasında ziyaretçilerin isim, adres ve e-mail bilgilerini alıp fuardan sonra e-posta veya posta ile tanıtım göndermektir.

Hediyeler ziyaretçiler için bir ödül olarak veya katılımlarının takdir edilmesi şeklinde kullanılmalıdır. Hedef müşteri kitlesinin ihtiyacına yönelik, ürünle bağlantılı hediyeler seçilmelidir.

Fuar öncesinde hedef müşteri grubuna gönderilen e-postalar fuardaki varlığınızdan haberdar olmasını sağlar. İlk e-postayı fuardan yaklaşık 10 hafta önce, ikincisini hatırlatma maksadıyla 3 hafta önce gönderin.

Etkili Posta ve E-Posta İçin İpuçları

• Bir kişiye e-posta gönderin. İsim bilmiyorsanız satın alma müdürüne yazın.
• Kusursuz, kısa, özlü, açık ve ticari dilde yazın.
• Ziyaretçinin ilgisi üzerine yoğunlaşın.
• Ziyaretçinin kendi dilinde veya İngilizce yazın.
• Postanın tanıtım broşürünüzü içerdiğinden emin olun.

Posta için Bilgi Kaynakları

• Bilinen müşteriler
• Yerel dış ticaret kuruluşları
• Diğer ülkelerdeki dış ticaret müşavirlikleri
• Hedef ülkedeki ithalat yöneticilikleri
• Bir önceki fuarın ve benzer fuarların katılımcı listeleri
• Hedef ülkedeki ithalat tanıtım ofisi

Posta ve e-posta gönderildikten sonra telefon görüşmesi etkinliği artırır. Telefon görüşmesini fuardan 2-3 hafta önce yapın. Potansiyel müşteri olabilecek firmalara yönelmek ve bunlar hakkında bilgi toplamak gerekir.

11 Fuar Organizatörleri Sizin İçin Ne Yapabilir?

Fuar katılımı yurt dışı pazarlarla iletişim kurmakta en başarılı yol olsa da en kolay yol değildir. Ancak önemli bir yardımcı vardır: fuar organizatörü.

Fuar İdaresinin Başarınızı İstemesinin Üç Sebebi

• Sizin gelecek dönemlerdeki fuarlara da katılmanızı sağlamak.
• İyi hazırlanmış bir fuar ile ziyaretçiler gözünde fuarın değerini artırmak.
• İyi bir fuar geçiren katılımcıların bunu çevrelerine anlatmaları.

Fuara katılanlar genellikle iki idari yapıyla karşı karşıyadır: fuar yöneticisi ve salon müdürü. Salon müdürü teknik konulardan sorumludur; fuar yöneticisi firmaların yardımcısıdır.

Fuar Yöneticisinin Yardımcı Olabileceği Konular

• Pazar hakkında bilgilendirme
• Katılımcı firmaların profili
• Standınız için uygun yer
• Stant inşasında görevli olanlara tavsiyeler
• İlgili dergilerin adresleri
• Katılım kuralları

12 Nakliye ve Gümrükte Bekleyen Riskler

Bütün hazırlığın ardından fuara tam zamanında katılabilmek kritiktir. Ürünlerin zamanında ulaşmaması firmaların en büyük korkusudur.

Risklerden Kaçınmak İçin

• Bütün detaylar hakkında bilgilendirildiğinize emin olun.
• Kendi alanında iyi ve ünlü olan bir nakliye firmasını tercih edin.
• Nakliye firmasına tarihler, yükleme ve teslimat hakkında bilgi verin.
• Sevkiyat zamanını iyi belirleyin.
• Gecikmelerden kaçınmak için nakliye tutarının bir kısmını önceden ödeyin.
• Malzemelerinizin fuar başlamadan 10 gün önce alana ulaşmasını sağlayın.

İyi Bir Nakliye Firmasının Özellikleri

• Tam anlamıyla uzman olmalıdır.
• İyi bir iletişim sistemine sahip olmalıdır.
• Fuardan önce nakliye bilgilerini vermelidir.
• Paketleme ve etiketlemeyle ilgili talimatları yerine getirmelidir.
• Son tarihlere dikkat etmelidir.
• Gümrük rejimine hakim olmalıdır.
• Nakliye aşamasında risklerden kaçınmalıdır.
• Dönüş nakliyesini de aynı şekilde gerçekleştirmelidir.
• Fuar alanındaki acenteyle iletişim halinde olmalıdır.

Fuar Alanındaki Acentenin Fonksiyonları

• Gümrükteki resmi işlemlerin sorunsuz tamamlanmasını sağlar.
• İthalatla ilgili kolaylıklar sağlar.
• Fuar alanına giriş, depolama, soğutma, paketleme malzemelerinin taşınması, ürün örneklerinin düzenlenmesi gibi konularda yardımcı olur.

Gümrükte vergi ödemekten kaçınmak için malların ülkemize geri dönmesi veya başka bir ülkeye tekrar ihraç edilmesi gerekir. Eğer gerekiyorsa sağlık sertifikası, lisanslar, kalite sertifikaları bulundurun.

Paketleme yüksek kalitede yapılmalı, en yüksek korumayı sağlamalı, kolay açılıp kolay kapanmalıdır. Paketler birden fazla yerden işaretlenmelidir; sticker yapıştırılmalı veya belli bir renkle ayrılmalıdır.

İşaretleme Bilgileri

• Firmanızın ismi
• Fuarın adı
• Ülke ismi, salon ve stant numarası
• Fuar idaresine bağlı acentenin ismi
• Cm olarak boyutlar
• Brüt ve net ağırlıklar
• Paketlerin belli bir sırayla numaralandırılması

13 Fuar Esnasında Nasıl Verimli Çalışılır?

Fuar esnasında müşterilerle kurduğunuz irtibat, aldığınız talepler, pazar hakkında edindiğiniz bilgiler ve hedef pazarın ihtiyaçları önem arz eder.

Ziyaretçilerin aklında kalıcılığı artırmak için sizi farklı kılan yönlerinizi vurgulamanız ve ziyaretçilerin sizden neden satın almaları gerektiğini açıklamanız gerekir.

Stant görevlilerinin sayısı standın büyüklüğüne ve beklediğiniz ziyaretçi sayısına göre belirlenir. Küçük stantlarda ideal olan iki temsilcidir; biri stanttan ayrılıp fuarı gezip pazar çalışması yapabilir.

Her sabah yaklaşık bir buçuk saat kendinizi yeni ortama alıştırın. Standınızı kontrol edin, belgelerinizi hazırlayın. İnisiyatifi elinize alın; gelen kişiye ilgi gösterin. Stantta beklerken sınırlı yemek yiyin, yeterli sıvı tüketin, sigara içmekten kaçının.

En yüksek düzeyde etkinlik için her 9 m²'lik alanda 2 kişi çalışmalıdır. Hem görüntü hem güvenlik açısından stant alanında yığınların olmamasına özen gösterin.

Cep telefonları iş görüşmeleri haricinde stant alanında kullanılmamalıdır. Her dakika çok önemli olup cep telefonuyla vakit kaybıdır.

Saatte ortalama dört görüşme yapmak en iyi hedeftir. Ziyaretçi isimlerini ve adreslerini kaydederek fuar sonrası takip etmek ve e-mail verilerine eklemek için toplayın.

Ziyaretçiyle kartvizit değiş tokuşundan önce ziyaretçiden mümkün olduğunca fazla bilgi edinmeye çalışın. Dürüst ve gerçekçi olun; yerine getiremeyeceğiniz sözler vermeyin.

Avrupa ve Kuzey Amerika fuarlarında İngilizce yeterli olur; farklı aksanlar iletişimi zorlaştırabilir. Yavaş ve açık konuşmak faydalıdır. Geceleri yeterince dinlenip uyumak gerekir.

14 Fuar Başarısını Artırmanın Yolları

Başarılı bir fuar geçirmek için, önceki bölümlerin özeti niteliğinde olan aşağıdaki hususlara dikkat etmek faydalı olacaktır.

• Fuara gitmeden önce araştırma yapın. Hedef müşteri kitleniz bu fuara katılıyor mu?
• Fuara hazırlanmak için yeteri zaman ayırın.
• Fuar hazırlıklarına üst idare iştirak etmelidir.
• Daimi ve potansiyel müşterilerinize fuar öncesi e-posta ile ulaşın.
• Fuara iştirak hedef amaçlarınızı belirleyin.
• Bu amaç ve hedeflerinizi personelle paylaşın.
• Ürünlerinizin çalınmaması veya kopyalanmaması için tedbir alın.
• Personelinize "fuar istihbaratı ve karşı koyma yolları" hakkında bilgi verin.
• Yeterli sayıda personel görevlendirin.
• Personel arasında iş bölümü yapın.
• Selamlaşma, kibar tavırlar ve vücut dilinin önemini vurgulayın.
• En az bir personel teknik konulara vakıf olmalıdır.
• Personeli unvanına göre değil becerikliliğine göre seçin.
• Fuar esnasında personeli kontrol edin; hatalı davranışları hemen düzeltin.
• Personelin kıyafetlerini özenle seçin.
• Ayakkabı, saç ve tırnak bakımı ihmal edilmemelidir.
• Temiz ağız ve dişler firmanızın kalitesini vurgular.
• Personelle olası sorular ve cevaplar hakkında ön çalışma yapın.
• Bir irtibat personeli bulundurun; fuar idaresi ile ilişkiler verimi artırır.

15 Grup Çalışması Sizin Yararınıza Çalışabilir mi?

Yurt dışında fuara katılmak için uygun yollardan biri grup (milli) katılımdır. Bu toplu katılım genellikle ticareti geliştirme örgütleri tarafından düzenlenir.

Toplu katılımların çeşitli avantajları vardır: büyük ölçekli katılım maliyetlerin düşmesini sağlar; sergilenecek ürünlerin nakliyesi ve otel fiyatlarında indirim sağlar. Aynı ülkeden birçok firmanın katılımı fuar basınının dikkatini çeker; ileri gelenlerin ve ziyaretçilerin standınızı ziyaret etme olasılığı artar.

Bazı firmalar açısından bu avantajlar dezavantaja dönüşebilir; firmanın kendi kimliğini kaybetmesine ve sunumda bağımsızlığını yitirmesine neden olabilir. Toplu katılım hazırlık aşaması uzundur — fuar öncesi toplu katılımı sağlayan kurumla iyi iletişim kurulmalıdır.

16 İş Takibi

Fuarda kurulan temas, satış sürecinin başlamasını ve randevu alınmasını sağlar. Satıcı olarak iş takibinin yapılması gerekmektedir.

Bunun için azim ve kararlılık gerekir; bazen sonuca ulaşmak bir yıldan fazla zaman alır. Söz verdiğiniz iş takibine sadık kalın. Sessiz kalmanın hiçbir faydası yoktur. İş takibinde başarısız olmak firmanızın itibarını zedeleyebilir.

İş takip süreci ziyaretçi kaydıyla başlar. Ziyaretçi kayıt formu hayati bilgi kaynağıdır; gelen ziyaretçinin kim olduğunu çabuk belirlemenizi sağlar.

Çabuk İş Takibinin Üç Avantajı

• Rakiplerinizin önünde olursunuz.
• Profesyonel bir izlenim yaratır.
• Ciddi bir ortak olduğunuzu ortaya koyar.

Gerekli bilgileri hemen elde edebilmek için ziyaretçiye geçici bir form gönderin. Bir telefon görüşmesi önemli bir şans sağlar. Fuardan sonra birkaç gün daha kalarak müşteriyi ziyaret edebilirsiniz.

Akılda Tutulacaklar

• Müşterinizin ilgisine çabuk tepki vermek gerekir.
• Asıl cevabı vermek zaman alacaksa, kısa bir ön cevap gönderin.
• Telefonla iş takibi yapın.
• Alıcıyı şirketinize davet edin.
• Ne söz verdiyseniz getirin.

17 Değerlendirme

Fuar sonrası yapılacak işleri fuar öncesinde gözden geçirmek, fuardan daha fazla verim alınmasını sağlar.

Unutulmaması Gerekenler

• Ziyaretçi bilgi fişlerinin hazırlanması: Standa gelip ürünleri inceleyen ziyaretçiler değerli bilgi kaynaklarıdır. Sorular, ürün tarzı, renk, imal tekniği gibi konular bilgi fişlerine kaydedilmelidir.
• Günlük değerlendirme: Fuar personeli her akşam toplanıp günlük değerlendirme yapmalı, sorunlar tartışılmalı, dokümanlar dosyalanmalıdır.
• Teşekkür e-postası: Fuar bitiminden hemen sonra ziyaretinize gelen firmalara teşekkür e-postası gönderin.
• İstatistik değerlendirme: Fuara gelen ziyaretçi sayısı, standa gelen ziyaretçi sayısı, rakip firmaların stant trafiği gibi veriler toplanmalıdır.
• Bütçeye uyum: Fuara katılım ciddi yatırım gerektirir. Fuar sonrası kendinize paranızın iyi harcanıp harcanmadığını sorun.

Fuar katılımı için kendi hedeflerinizi belirleyin. Bu hem çabalarınızı belirli bir hedefe yoğunlaştırır hem de sonuçları değerlendirmek için kıstaslar oluşturmaya yardımcı olur.

Yurt Dışı Fuara Katıldıktan Sonra Değerlendirilecekler

• Planınız
• Hedeflenen pazarın seçimi
• Fuarın uygunluğu
• Sunulacak ürünlerin miktarı ve seçimi
• Tanıtım faaliyetleri
• Standın yerleşimi ve dizaynı
• Stant etkinlikleri
• İş takibinin yapılacağı kişi